Die Vorteile der Präsenz zu Beginn eines Projekts: Effizienz durch kurze Wege!
Wenn man ein laufendes Projekt übernimmt, sieht man sich häufig mit einer besonderen Herausforderung konfrontiert: Viele Details wurden von der Vorgängerin oder dem Vorgänger erarbeitet, doch nicht alles ist dokumentiert, und oft bleiben offene Fragen. Es gibt eine gewisse Unwissenheit darüber, was bereits entschieden wurde und was noch geklärt werden muss. Hier spielt die eigene Präsenz vor Ort eine entscheidende Rolle, um diesen Informationsmangel durch schnelle Reaktionen und enge Zusammenarbeit mit dem Team auszugleichen.
1. Schnell auf Herausforderungen reagieren
Da ich das Projekt relativ kurzfristig von jemand anderem übernommen habe, fehlte mir zu Beginn eine gewisse Einarbeitungszeit, um die Feinheiten der bisherigen Abläufe und die bisherigen Entscheidungen zu wissen. Durch meine frühe und ständige Präsenz vor Ort konnte ich jedoch viele aufkommende Fragen klären, Entscheidungen treffen und somit mögliche Verzögerungen verringern oder sogar verhindern. Die Kommunikation im Team lief direkt und unkompliziert, was besonders bei unerwarteten Problemen oder neuen Anforderungen extrem wichtig ist. Anstatt lange E-Mails zu schreiben, konnte ich oft direkt vor Ort Entscheidungen treffen und so den Projektfortschritt sichern.
2. Unwissenheit kompensieren
Gerade wenn man ein Projekt von jemand anderem übernimmt, fehlen einem zu Beginn oft viele Informationen, die die Vorgängerin oder der Vorgänger im Kopf hatte aber nicht niedergeschrieben hat. Hier ist Präsenz vor Ort unerlässlich. Es gibt immer Unklarheiten und unvorhergesehene Situationen, die nur durch schnelles Handeln gelöst werden können.
3. Kurze Wege, schnelle Absprachen
Eine der größten Herausforderungen bei einem übernommenen Projekt ist die Abstimmung mit den verschiedenen Beteiligten. Oftmals weiß nicht jeder, dass es einen Wechsel im Projektmanagement gab, oder es herrscht Verwirrung darüber, wer jetzt die Entscheidungen trifft. Vor Ort präsent zu sein, ermöglicht es, diese Übergangsphase zu glätten. Kurze Wege bedeuten, dass ich sofort auf Fragen antworten und notwendige Absprachen direkt mit allen Beteiligten treffen konnte. Das minimiert Missverständnisse und sorgt dafür, dass das Projekt nicht ins Stocken gerät.
4. Vertrauen und Beziehungspflege
Ein weiteres wichtiges Element bei der Übernahme eines Projekts ist der Aufbau von Vertrauen zu den beteiligten Teams und Partnern. Da ich viel vor Ort war, konnte ich schnell eine gute Beziehung zu den Beteiligten aufbauen, was enorm geholfen hat, die Übergangsphase reibungsloser zu gestalten. Es fördert nicht nur das Vertrauen in mich als neue Leitung, sondern sorgt auch dafür, dass alle gemeinsam an einem Strang ziehen und eventuelle Unsicherheiten schneller beseitigt werden.
5. Effizienz und Kostenersparnis
Letztlich sorgt meine Präsenz vor Ort dafür, dass wir das Projekt effizienter fortführen konnten. Gerade zu Beginn, wenn noch viele Entscheidungen offen sind und man sich erst in die bestehenden Strukturen einarbeiten muss, ist es wichtig, die Zeit optimal zu nutzen. Indem ich früh vor Ort war, konnte ich viele Fragen sofort klären und so unnötige Verzögerungen vermeiden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da potenzielle Fehler durch Missverständnisse oder mangelnde Kommunikation direkt vermieden werden konnten.
Fazit: Präsenz als Schlüssel zum Erfolg eines übernommenen Projekts
Die Übernahme eines Projekts erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Engagement, um die bestehende Unwissenheit und Unsicherheiten zu überwinden. Durch meine frühe und ständige Präsenz vor Ort konnte ich schnell reagieren, Absprachen effizient treffen und das Vertrauen aller Beteiligten gewinnen. Diese kurzen Wege und schnellen Reaktionen haben nicht nur den Projekterfolg gesichert, sondern auch dafür gesorgt, dass das Projekt weiterhin im Zeitplan blieb und unnötige Kosten vermieden wurden.
